Cómo escribir la carta perfecta
Ya sea formal, informal, moderna, anticuada, en papel o digital, saber escribir una carta no sólo es importante hoy en día, es casi esencial.
Saber cómo empezar a escribir una carta, qué tipo de carta escribir y enviar y qué formato elegir es útil para tratar la comunicación no verbal tanto a nivel personal como profesional.
Cualquiera que sea su objetivo y a quien quiera dirigir su carta, en esta breve guía quiero darle una plantilla a seguir para escribir siempre una impecable.
¿Qué tipo de carta quieres escribir?
En realidad no hay reglas estrictas. El tipo de carta que elijas escribir depende enteramente de quién la va a recibir. Echa un vistazo a los diferentes tipos de cartas y averigua cuál es la más adecuada para tu destinatario.
¿Por qué escribir una carta en papel?
El peso de una carta en papel aporta un valor a la comunicación que el correo electrónico y los textos digitales no pueden. Es verdad.
Una carta, por otra parte, es una prueba tangible de que alguien ha dedicado parte de su tiempo al verdadero negocio de la escritura, y para enviar esa carta, ese valiente individuo también tuvo que comprar un sobre, ponerle un sello y enviarlo por correo a mano.
Y ese es un gesto que es difícil de ignorar para el receptor.
Hay quienes optan por escribir una carta a un amigo o a un compañero lejano, pero también hay quienes al enviar un currículum por correo electrónico prefieren enviar una carta de referencia que huele a papel.
¿Por qué escribir una carta digital?
Por otro lado, los tiempos han cambiado y la adaptación a nuevas formas de comunicación sigue siendo esencial.
Pasando por alto el embriagador olor del papel y el incuestionable atractivo de la tinta, escribir una carta en Word o Gmail y enviarla en segundos es indudablemente más satisfactorio.
¿Puedes transmitir calidez, emoción y cercanía con una carta digital? La respuesta es sí, ¡puedes! Sólo usa el tono de voz correcto.
Si la carta está destinada a un amigo o a una media naranja, use un tono de voz más afectuoso, cariñoso y tranquilizador. Si la carta se dirige a la administración pública, obviamente, el tono será más institucional, serio y distante.
¿Y si está dirigido a un reclutador para un trabajo? Aquí está el artículo para usted.
Escribir una carta formal o una carta informal
Como ya hemos mencionado, hay dos tipos de cartas: una formal y otra informal.
Ciertamente, pocas cosas en el mundo son más bellas que una carta escrita a mano, pero es demasiado personal (y tal vez desordenado) para ser colocado en un contexto formal. Es importante que su escritura siempre se vea legible y profesional.
Así que guarda tus cartas escritas a mano para cuando le escribas a la abuela y déjalas a un lado.
En lo que respecta a las cartas formales, es necesario respetar los formatos y protocolos específicos porque la comunicación con las empresas y el personal administrativo no debe tomarse a la ligera.
Informal: no es necesario incluir los datos del remitente y el destinatario ni utilizar expresiones como "Saludos cordiales" o "Saludos cordiales". Si la carta se envía por correo electrónico, es útil poner el asunto del correo electrónico para evitar que termine en spam.
Formal: en este caso hay que seguir algunas reglas.
Utilice un servicio de correo electrónico o escriba la carta en formato Word para imprimirla y enviarla.
Diríjase al interlocutor, escribiendo preferentemente su apellido o nombre completo precedido de su título (por ejemplo, Sr. Frittella Mario o Avv. Frittella Mario).
Las cartas formales comienzan con el nombre y la dirección del remitente. Algunas empresas utilizan un papel especial, llamado papel con membrete, que incluye información de contacto.
Cómo escribir una carta formal: La estructura
Ya sea que esté escribiendo una carta de negocios o una carta de referencia, es importante que siga una estructura clara y es importante que así sea:
- claro y legible;
- Fluido y directo;
- sin errores;
- exhaustiva y completa.
- Veamos ahora cómo estructurar una carta formal.
- Remitente y receptor
Si está usando un papel con membrete (impreso), obviamente, la información del remitente ya estará especificada.
Si no, recuerde entrar en el:
Los datos del remitente en la esquina superior izquierda: nombre y apellido (o nombre de la empresa), logotipo (si lo hay), código postal, domicilio o lugar de trabajo, datos de contacto (número de teléfono, correo electrónico);
Los datos del destinatario en la esquina inferior derecha, bajo el lugar y la fecha: nombre y apellido (nombre de la empresa o el nombre de la compañía). Puede preceder estos datos insertando la frase: "A la amable atención de".
Lugar y fecha
Por lo tanto, el lugar y la fecha deben insertarse entre el remitente (a la izquierda), que es el primer elemento de la carta, y el destinatario (a la derecha).
Inserte en orden de importancia primero el lugar y luego la fecha, separados por una coma:
Milán, 19/05/2019;
Milán, 19 de mayo de 2019.
Asunto
Ya sea que escriba su carta formal o de negocios por correo electrónico o en Word, es importante que incluya el asunto de la carta. De hecho, la línea de asunto de la carta sirve para enunciar lo que se establecerá dentro del cuerpo del texto, ayudando a quienes lo reciben a entender de qué se trata.
Incipit o Apertura
La apertura de la carta es muy importante y es probablemente la sección en la que la mayoría de los remitentes se centran porque "Bien comenzado...".
¿Cómo aparecer entonces? ¿Extremadamente educado y útil o directo y un poco distante?
Entender cómo acercarse para romper el hielo no es fácil, pero todo depende del interlocutor y de la relación que se tenga con el destinatario de la carta.
Antes de empezar a escribir, por lo tanto, necesita aclarar algunas dudas:
puede empezar con un Sr., Sra., Srta., Sr. o Sra. seguido de su nombre y apellido o el nombre de su empresa;
¿ya ha establecido contacto antes? Puede continuar con "Como se acordó", "Como se anticipó por teléfono";
o es la primera vez que trata con este interlocutor? Puede escribir "Por la presente se le informa de que";
o tal vez es en respuesta a un anuncio o a una solicitud específica: "Con referencia a su solicitud".
Texto del cuerpo
El cuerpo del texto debe destacarse por su claridad y simplicidad.
Explique sus peticiones o propuestas evitando:
- utilizar tecnicismos y palabras complejas;
- insertar palabras en inglés;
- ser redundante;
- escriben períodos que son demasiado largos;
- cometer errores ortográficos o gramaticales.
Por lo tanto:
- escribir párrafos cortos, separados por el espacio de una línea;
- usar palabras simples y de uso común;
- pon en negrita las palabras que quieras resaltar;
- ...establecer un discurso fluido y fácil de leer;
- releer varias veces para asegurarse de que no hay errores y que el discurso fluye.
Cierre y saludos
Si escribir el incipit es difícil, cerrar el discurso y saludar a su interlocutor no lo es menos. El cierre de una carta es un poco como la llamada a la acción de una página de aterrizaje. Hay que ser persuasivo y convencer al lector para que tome cierta medida.
Después de estructurar bien el discurso, es importante dejar un buen recuerdo de sí mismo al saludar de forma correcta y dar una buena razón al destinatario para responder a la carta.
Normalmente, las cartas formales y las cartas de negocios terminan con:
- Esperando su amable respuesta, le extiendo un cordial saludo;
- Esperando su amable respuesta, le envío mis mejores deseos;
- Agradeciendo su atención, saludos.
- Le agradezco de antemano su disponibilidad y le envío mis saludos.
Pero estas soluciones no siempre resultan efectivas. A veces, si se dirige a un interlocutor con el que ya ha establecido contacto o a una empresa que se dirige a su público objetivo en un tono ligero, puede escribir una carta utilizando un tono igualmente ligero.
Por ejemplo, podrías decir "Que tengas un buen día" o "Espero tener noticias tuyas pronto".
Firma y Post Scriptum
Después de las notas dolorosas, estamos en la parte más simple de la carta: la firma y el P.S.
Típicamente, la firma debe ser insertada en la esquina inferior derecha, después del cierre.
Sólo tienes que firmar con tu nombre y apellido e insertar algunas referencias útiles para ser contactado fácilmente (número de teléfono, correo electrónico, enlace a la página de Linkedin).
La posdata es opcional, puede ser insertada para añadir una información no necesariamente relacionada con el tema de la carta.
Anexos
¿Hay algún accesorio? Bueno, puedes insertarlos aunque sea una carta en papel en formato Word.
Un anexo no es más que un documento que se añade a la carta formal, porque ya se menciona dentro de la carta. Todos los anexos, si los hay, deben ser listados en la esquina inferior izquierda.
Si se trata de una carta de negocios, las iniciales del autor de la carta también deben insertarse debajo de los anexos:
- insertado debajo de los accesorios, en la esquina inferior izquierda;
- en letras mayúsculas, seguidas de un guión o dos puntos.
Después del guión o de los dos puntos, el nombre del mecanógrafo debe escribirse en minúsculas.
Cómo rellenar el sobre
Destinatario y sello en la cara frontal
Si tiene que enviar su carta formal por correo, es importante que llene el sobre de la carta de la manera correcta.
El sello debe ser pegado en la parte superior derecha y los datos del destinatario justo debajo.
Recuerde incluir:
- Nombre o nombre comercial;
- dirección;
- número de la casa;
- ciudad y código postal;
- país.
Si necesitas introducir un sello de correo prioritario, pégalo en la esquina superior izquierda.
El remitente en la parte de atrás
Imagina que tu sobre tiene que volver. Es importante escribir y poner claramente el nombre y los detalles del remitente en caso de que haya algún problema.
También es importante porque el destinatario, una vez que reciba su carta, sabrá inmediatamente quién es el que la envió.
Ponga su nombre, apellido, dirección, código postal, ciudad y país en el reverso del sobre así.
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